Une réflexion sur 2020 : imagination, innovation et inspiration

Du Présidente-directrice générale

Tous ceux qui me connaissent savent que je suis optimiste de nature. Bien que cette année ait été remplie de changements et d’incertitudes, la Société d’évaluation foncière des municipalités (SEFM) a passé beaucoup de temps à réexaminer, réaffirmer et réinventer son objectif afin de se positionner pour 2021 et les années suivantes. 

Récemment, nos quelque 2 000 employés ont eu l’honneur d’écouter le commissaire en chef Manny Jules, de la Commission de la fiscalité des premières nations, lors d’une réunion virtuelle, quand il nous a parlé du travail que nous faisons avec les Premières Nations de l’Ontario. Ce qui est ressorti pour moi pendant une de nos conversations a été le concept suivant : imagination, inspiration et innovation.

Nous n’avons pas perdu notre temps pendant cette pandémie. Nous sommes devenus plus imaginatifs, plus innovants et plus inspirés que ce que nous aurions pu prévoir dans n’importe quel document de référence ou plan stratégique. 

Imagination

Les deux facteurs externes – la pandémie et le report de la réévaluation à l’échelle provinciale à laquelle nous nous préparions cette année – nous ont obligés à nous remettre en question et à réévaluer notre valeur dans notre nouveau monde qui change rapidement et qui ne sera probablement plus jamais le même. 

Cela n’a pas empêché notre travail de préparation en vue d’une date d’évaluation future, quelle qu’elle soit. Cela n’a pas changé non plus le fait que la SEFM tient les dossiers municipaux à jour et exacts en permanence en traitant la nouvelle évaluation et les appels. Et cela n’a pas changé le fait que nous devons surveiller les conditions actuelles du marché afin d’être prêts à fournir des évaluations foncières actualisées le moment venu. Notre travail continu apporte une stabilité aux contribuables et aux municipalités de toute la province. 

Alors, qu’avons-nous fait? Nous avons imaginé comment nous allions faire notre travail dans ce nouveau monde virtuel. La pandémie nous a amenés à promouvoir de grandes idées novatrices.

Innovation

Les obstacles qui se sont présentés à nous pendant la pandémie ont donné lieu à des innovations qui nous ont permis de continuer à fournir des services à nos partenaires municipaux avec un minimum de perturbations. Nous avons demandé aux employés leurs idées, qui ont été transformées en solutions innovantes. Nous avons dû « décider de décider » en prenant des décisions rapides avec les renseignements à notre disposition. En retour, on nous demandait de montrer la voie, ce qui nous a permis de nous concentrer pour continuer à tracer notre chemin. 

Nous avons lancé une expérience en envoyant tout le monde travailler à domicile avant même que cela soit recommandé par les responsables de la santé publique. Notre infrastructure technologique est en place depuis des années, mais peu d’entre nous étaient habitués à travailler tous les jours à domicile, et nous sommes encore en train de nous adapter à cette nouvelle normalité. L’équipe informatique de la SEFM a été l’une des premières organisations du secteur public canadien à passer au nuage en 2013, et l’année dernière, elle est devenue l’une des rares organisations en Amérique du Nord à recevoir une certification ISO 27001. Cette année, nous avons obtenu la certification ISO/IEC 27017, ce qui fait la preuve de notre meilleur service de sécurité dans le nuage de sa catégorie. 

Bien que nous proposions des régimes de travail de rechange depuis des années, nous avons pris la bonne décision de conserver nos bureaux, car de nombreux employés souhaitent continuer d’avoir la latitude de travailler au bureau – lorsqu’il sera possible de le faire sans danger. 

Afin de contribuer à limiter les contacts tout au long de la pandémie, nous avons interrompu les inspections immobilières sur le terrain lorsque cela était nécessaire. Nous avons modifié et fait évoluer nos méthodes de collecte des renseignements pour soutenir notre travail d’inspection, notamment en améliorant l’imagerie numérique pour nous aider à évaluer certains types de rénovations et à valider plus rapidement et plus efficacement les renseignements dans les régions éloignées. Notre équipe des TI a également développé un nouveau processus qui permet au personnel municipal de partager avec nous les plans de construction numériques en toute sécurité. Comme toutes les municipalités n’ont pas de plans numériques, nous avons lancé un programme de collecte en bordure de trottoir comme autre moyen de ramasser les plans.

À mesure que les restrictions étaient levées, nous avons mis en œuvre de nouvelles lignes directrices et pratiques de sécurité. Nous avons la chance de vivre dans la province de l’Ontario, en évolution et en croissance continues, ce qui nous a permis de percevoir 37,3 milliards de dollars en nouvelle évaluation (ce qui était comparable à 2019) sans avoir à effectuer des inspections intérieures. 

Nous avons procédé à une expérience avec une équipe de projet sur la diversité et l’inclusion avec bénévoles de la communauté en lançant un appel aux employés. Nous n’avons demandé à personne de se joindre au groupe, ce qui a permis de nous assurer que nous ne nous contentions pas de cocher des cases. Nous comptons maintenant près de 40 membres. Nous sommes constamment à la recherche d’améliorations, notamment en embauchant un consultant pour nous aider à élaborer une stratégie de diversité, d’équité et d’inclusion. 

Tout en trouvant de nouvelles façons de travailler, nous avons récemment remis avec succès notre rôle d’évaluation de fin d’année et plus de 875 000 avis d’évaluation foncière. 

Notre main-d’œuvre est plus responsabilisée et nos partenariats avec les municipalités et les intervenants sont plus forts que jamais. Nous avons trouvé de nouvelles façons de mieux servir les municipalités, tout en gérant nos coûts et les flux de trésorerie, et sans aucune mise à pied. 

Inspiration

Inspiration est l’un de mes mots préférés! Je suis inspirée par notre famille de la SEFM, qui a continué à faire preuve de souplesse en cette période de changement tout en jonglant avec de multiples priorités à la maison et au travail. Je suis encore plus encouragé à créer un environnement où les gens peuvent être des individus et avoir la confiance nécessaire pour apporter leur moi authentique au travail. Qu’est-ce que cela signifie réellement? Cela signifie, tout commence et se termine avec vos employés.Accordez-leur la priorité! 

Au début de la pandémie, nous avons déterminé trois principes qui allaient guider notre prise de décision : 

• la santé, la sécurité et le bien-être de nos employés constituent notre priorité absolue;
• l’accent sur nos clients et sur le maintien de nos activités; 
• faire notre part pour contribuer à ralentir la propagation de la COVID-19 dans nos communautés.

En nous efforçant de garder nos employés en bonne santé, nous avons pu continuer à fournir les services que les municipalités et nos partenaires attendaient de nous pour soutenir leurs priorités. 

Les employés sont encore plus engagés que ce que nous avons vu. Pour preuve, les résultats de notre sondage auprès de tous les employés ont montré un taux de satisfaction de 89 % – pendant une pandémie! Nous sommes devenus plus transparents que jamais. Depuis le début de la pandémie, nous avons organisé plus de 60 réunions virtuelles en direct pour tous les employés afin de rester en contact. De nombreux employés ont fait savoir à quel point ils apprécient les mises à jour opportunes sur les activités, les discussions fréquentes sur les thèmes de la santé mentale, de la diversité et de l’inclusion, et les occasions régulières de demander quoi que ce soit au groupe de haute direction. Nous avons répondu à 99 % des questions posées par les employés, et nous avons fait preuve de transparence en disant « nous ne connaissons pas la réponse pour le moment » lorsque nous n’avions vraiment pas de réponse à une question. L’important est s’assurer un suivi avec les employés lorsque nous avons la réponse.

Mot de la fin

Il ne fait aucun doute que nous avons vécu de nombreuses premières et que nous avons beaucoup appris au cours de l’année écoulée, tant sur le plan personnel que professionnel. Nous réagissions à ce que nous vivions et les gens se tournaient vers nous pour notre expertise, ce qui nous a permis de nous concentrer. Les facteurs clés de notre réussite ont été la réaffirmation de notre modèle commercial autour du client et la priorité accordée à nos collaborateurs, sans perdre de vue nos principes directeurs. Quand on imagine, on peut innover et inspirer les autres à son tour.